System Oprogramowania Hotelowego CHART znajduje zastosowanie w hotelach miejskich, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych. Program, pomimo że zawiera bogaty pakiet funkcji obsługujących czynności recepcyjne oraz wspomagające zarządzanie, charakteryzuje sie łatwością obsługi. Nie sprawia żadnych problemów osobie zaznajomionej z podstawowymi zasadami obsługi komputera w środowisku MS Windows.
System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, księgowość, dział marketingu. Przyjęta zasada licencjonowania pozwala na dołączanie dowolnej liczby końcowek - komputerów roboczych.
System Oprogramowania Hotelowego CHART przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu recepcyjnego oraz kadry zarządzającej hotelu. Umożliwia realizację czynności recepcyjnych w szybszy i bardziej niezawodny sposób niż wykonywane w trybie pracy ręcznej. Wykorzystanie programu pozwala na zmniejszenie liczby pomyłek, łatwiejszą kontrolę nad rozliczeniami oraz szybki i całościowy dostęp do bieżących lub archiwalnych danych.
Współpraca pomiędzy użytkownikiem i systemem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków i logicznie powiązanych "okienek" oraz graficznych diagramów. Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w książce rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w księdze meldunkowej, itp.
Diagram rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania - pokazując w czytelny sposób, w formie kolorowych pasków obłożenie i dostępne pokoje w dowolnym okresie. Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, które potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków rozróżniane są symbolicznie i kolorystycznie w zależności od stopnia potwierdzenia rezerwacji, rozróżnienia na indywidualne i grupowe, a w przypadku meldunków - stanu rozliczenia gościa. Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy. Nazewnictwo pokoi oraz ich kolorystyka jest dowolna. Odmiennym alarmowym kolorem zaznaczone są te pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście.
Obok rezerwacji pokoi często spotykane są szeroko rozumiane rezerwacje zasobów: sal konferencyjnych, gabinetów odnowy biologicznej, rowerów, itp. Dzięki modułowi ZASOBÓW możliwe jest prowadzenie grafika rezerwacji takich zasobów, ich wycena oraz rozliczanie - jako obciążeń, dopisywanych do konta gości, fakturami, rachunkami lub paragonami. Dla rezerwowanych zasobów możliwe jest drukowanie potwierdzeń, które stanowić mogą podstawę realizacji rezerwacji.
Moduł ZESTAWIEŃ umożliwia przegląd w formie tabelarycznej informacji dotyczących działalności obiektu. Ułatwia odnalezienie interesujących danych dotyczących pracy recepcji, gości hotelowych, przychodów z oferowanych przez hotel usług. Raporty dla GUS (zestawienie KT-1) - wykonywane przez personel każdego obiektu hotelowego, tworzone są w programie w pełni automatycznie.
System CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych przez użytkowników, ale współpracować może z różnego rodzaju systemami i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi.
Współpraca z centralami hotelowymi umożliwia przede wszystkim rozliczanie gości za przeprowadzone rozmowy telefoniczne. W każdej chwili recepcjonista ma możliwość sprawdzenia i wydruku zestawienia rozmów nierozliczonych oraz rozliczonych dla danego pokoju. Należność może być naliczona w relacji do wszystkich, bądź wybranych rozmów za pomocą oddzielnego dokumentu bądź doliczona do obciążeń za pobyt. System obsługuje następujące centrale telefoniczne:
W przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie GASTRO, możliwe jest współdziałanie zarówno z programem GASTRO-POS, służącym do obsługi kelnerskiej, jak i programem GASTRO Szef przeznaczonym do zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi. Połączenie sytemu gastronomicznego z hotelowym umożliwia rejestracje obciążenia na stanowisku kelnerskim (także z fiskalizacją) z jednoczesnym wysłaniem należności do stanowiska recepcyjnego. Przesłana informacja gromadzona jest wraz z innymi pozycjami nierozliczonymi na koncie gościa. W każdym momencie może być ono rozliczone dowolnym rachunkiem za wszystkie lub wybrane obciążenia, łącznie z usługą gastronomiczną. System CHART połączony z programem GASTRO Szef pozwala na realizowanie tzw. małej sprzedaży na recepcji. Funkcje rozchodowania po sprzedaży, charakterystyczne dla gastronomii, znajdują zastosowanie przy kontroli sprzedaży słodyczy, map, przewodników, czasopism itp.
Dodatkową zaletą połączenia systemów CHART i GASTRO jest od niedawna możliwość programowania kart rabatowych systemu GASTRO w chwili meldowania gości. Po odczytaniu karty w czytniku jest ona automatycznie zapisywana w bazie danych systemu. W każdej chwili jest możliwa edycja lub unieważnienie karty - po odpowiednim skonfigurowaniu systemu może dziać się to automatycznie w chwili wymeldowania.
Coraz więcej obiektów o charakterze hotelarskim umieszcza w Internecie własne strony, zawierające opis obiektu bogato ilustrowany zdjęciami oraz cennik usług. Jest to skuteczny sposób na promocję swojej oferty, adresowany do biur turystycznych oraz klientów indywidualnych na całym świecie. Co więcj, komunikacja za pośrednictwem sieci umożliwia rezerwowanie pokoi w hotelu, tańsze i szybsze niż za pomocą telefonu lub telefaksu. Moduł INTERNET to nowoczesne narzędzie, pomagające recepcjoniście obsłużyć rezerwacje dokonywane za pośrednictwem sieci internetowej. Wypełnienie i wysłanie formularza na skrzynkę e-mail hotelu powoduje zasygnalizowanie recepcjoniście informacji o nowym zapytaniu rezerwacyjnym. Personel recepcyjny ma możliwość automatycznego przeniesienia zapytania do programu, a następnie, po sprawdzeniu obłożenia hotelu, dokonania rezerwacji i wysłania potwierdzenia na adres e-mail rezerwującego.
Na potrzeby rozwiązań sieciowych stworzony został moduł CENTRUM. Składa się on z dwóch aplikacji - klienta, przesyłającego bazy z obiektów do centrali, oraz systemu centralnego, odczytującego i udostępniającego pobrane dane. Wysyłka baz odbywa się zgodnie z przyjętym harmonogramem (najczęściej w godzinach nocnych), a dane przesyłane są pocztą elektroniczną lub (w nowszej wersji oprogramowania) za pomocą protokołu FTP (rozwiązanie to stosować można również jako mechanizm zdalnej, rozproszonej archiwizacji baz).
Nie zapominamy też o specyficznych potrzebach naszych klientów - sanatoriów i uzdrowisk. Dla nich przygotowana została część funkcji systemu, m.in. wprowadzanie w chwili meldowania danych o skierowaniu, przypisaniu do oddziałów ZUS, KRUS i NFZ, rodzaje pobytów i automatyczne przypisania do turnusów oraz niektóre zestawienia. Dla nich też tworzony jest oddzielny moduł, pozwalający na prowadzenie ewidencji i kart chorobowych pacjentów przebywających w ośrodku - moduł REHABILITACJI. Moduł pozwala również na tworzenie zestawień i wykazów dla prowadzonych turnusów wraz ze szczegółowym rozliczeniem kosztów refundacji.
